Category: قطاع رئيس الجامعة

[table id=1 /]

يتبعها قسم ضمان الجودة – قسم التوثيق – قسم السكرتارية وهي تختص بالمهام والمسئوليات الآتية:

• إنشاء وتوثيق وتطبيق وصيانة وتحسين نظام إدارة الجودة بالوحدات الإدارية التابعة لرئاسة جامعة حلوان طبقا لمتطلبات المواصفة القياسية العالمية للجودة الأيزو 9001لسنه2008.
  
  
• تدريب وتأهيل وتوعية العاملين بالوحدات الإدارية التابعة لرئاسة جامعة حلوان في مجال أنظمة إدارة الجودة من خلال عقد دورات تدريبية داخلية وخارجية ولقاءات وندوات توعية للعاملين بصفة دورية وذلك لنشر وعى الجودة بينهم.
  
  
• إعداد خطة الأعمال الرئيسية لوحده ضمان جودة  النظم الإدارية  واعتمادها من السيد رئيس الجامعة والأشراف على تنفيذها.
  
  
• إعداد وعرض التقارير الخاصة بتحسين وتطوير أنظمة مراقبة وضمان الجودة وعرض تقارير النجاح عن مدى كفاءة وفاعلية هذه الأنظمة على اللجنة العليا للجودة أثناء اجتماع مراجعة الإدارة.
  
  
• متابعة تنفيذ الخطط التفصيلية التي تصدرها الجامعة والتي من شأنها النهوض بمستويات الجودة في مختلف المجالات واتخاذ التوصيات اللازمة لضمان فاعلية هذه الخطط.
  
  
• إعداد وتطبيق خطة المراجعات الداخلية السنوية على الأنشطة المختلفة التي يتم تنفيذها بالوحدات الإدارية التابعة لرئاسة جامعة حلوان ومتابعه تنفيذها في التوقيتات المحددة لها وعرض تقارير النجاح عنها  خلال مراجعة الإدارة العليا لنظام الجودة.
  
  
• تقديم المعاونة الفنية والتخصصية لجميع الإدارات والأقسام التابعة للجامعة لتحسين وتطوير أساليب العمل لأنظمة مراقبة وضمان الجودة.
  
  
• إدارة أنشطه التوثيق وضبط الوثائق والسجلات بما يضمن مراقبتها وإصدارها واعتمادها وتوزيعها وتحديثها وصيانتها.
  
  
• اتخاذ الإجراءات الكفيلة بغرس مفاهيم الجودة في كافة أنشطة وخدمات الجامعة والإشراف على تنفيذ دورات توعية في هذا المجال.
  
  
• الإشراف على تدريب وتأهيل العاملين في مجال الجودة من خلال خطة تدريب متكاملة.
  
  
• متابعة تطبيق سياسة وأهداف الجودة للوحدات الإدارية التابعة لرئاسة جامعة حلوان وتوعية العاملين بها بصفة مستمرة.
  
  
• الإشراف على أنشطة التحقق من تنفيذ العمليات والأنشطة التي تقوم بتنفيذها بالوحدات الإدارية التابعة للإدارة المركزية بجامعة حلوان طبقا للمعايير المحددة.
  
  
• العمل على تطبيق أدوات وأساليب تحسين الجودة (أدوات تخطيط وإدارة الجودة – أدوات ضبط الجودة – أدوات تحسين الجودة) وكذا أساليب الضبط الإحصائي على الأنشطة التي يتم تنفيذها بالوحدات الإدارية التابعة لرئاسة جامعة حلوان بما يضمن تطوير الأداء بصفه مستمرة وتحقيق أهداف الجودة.
  
  
• تكوين فرق تحسين جودة بغرض حل المشاكل والاختناقات المزمنة بما يضمن تحسين جودة المنتجات والخدمات التي تقدمها الإدارات بصفة مستمرة والعمل على تقديم خدمة متميزة ورائدة.
  
  
• توفير وسائل وأساليب وثائق المراقبة والقياس المطلوبة لجميع عمليات نظام إدارة الجودة الإدارية والتحقق من كفاءة هذه العمليات بصفه مستمرة.
  
  
• تحقيق رضاء عملاء الجامعة من خلال:-
  
  
  • ضمان تقديم خدمة متميزة ،  وفي أقل وقت ممكن ، مع تلافي الأخطاء شائعة الحدوث.
    
    
  • ضمان اللباقة والدبلوماسية والمرونة في موظفي الإدارات عند تعاملهم مع متلقي الخدمة ،وصولا بالخدمة المؤداة للعالمية قدر المستطاع.
    
    
• التنسيق مع الجهات المختصة داخل الجامعة لدراسة شكاوى العملاء ومقترحاتهم وإبداء الرأي فيها ، وإعداد المذكرات والتقارير بشأنها وتنفيذ المناسب منها بعد الاعتماد كأساس لتطوير أساليب وإجراءات العمل.
  
  
• إعداد الدراسات الخاصة لتحسين أساليب سير العمل من خلال تنشيط الإجراءات واختصارها إن أمكن وكذلك تطوير النماذج المستخدمة ودمج ما يقبل الدمج منها ، وإعدام الغير لائق منها وإحلال النماذج الجديد محل القديم منها وتفعيله والتأكد من ملاءمتها لطبيعة العمل.
  
  
• اقتراح الوسائل المساعدة لتحسين طرق أداء العمل ووسائله واقتصادياته ، وتوفير بيئة العمل المناسبة في حدود الموارد المتاحة.
  
  
• التقدم بالدراسات الخاصة بكيفية ترشيد استخدام الأدوات والمعدات المساعدة واللازمة لأداء العمل ، وكذلك التقدم بالدراسات للأساليب الفنية لقياس العمل ومستوى الأداء مع تحديد معدلات الأداء النمطية.
  
  
• تشخيص المشاكل المتعلقة بإجراءات وأساليب العمل بإدارات الجامعة ودراساتها وتحري أسبابها ، ثم تقديم المقترحات المحددة لعلاجها بما يضمن عدم تكرارها.
  
  
• تلقى تقارير المتابعة الدورية والسنوية من الوحدات الإدارية التابعة لرئاسة جامعة حلوان ودراستها وتحليلها وإبداء الرأي بشأنها.
  
  
• تنفيذ برامج وخطط ونظم المتابعة المعتمدة من الوحدات الإدارية التابعة للإدارة المركزية بالجامعة ومتابعة تنفيذ العمل والتعرف على المشاكل والاختناقات إن وجدت وإعداد التقارير الدورية من واقع المتابعة الميدانية.
  
  

الهيكل التنظيمي للوحدة:

الإجراءات والعمليات الخاصة بالوحدة

وهي تختص بالمهام والمسئوليات الآتية:

• جمع البيانات المتصلة بالخطة الاستثمارية وجدولتها تبعا لأهميتها.
  
  
• الاشتراك في وضع مشروع خطة الجامعة وفروعها.
  
  
• موافاة وزارة التخطيط والخزانة والتعليم وبنك الاستثمار القومي بالبيانات المطلوبة عن الخطة الاستثمارية للجامعة.
  
  
• إخطار الكليات بما يخصها من موازنة الباب الثالث.
  
  
• متابعة تنفيذ الخطة الاستثمارية وتعديلاتها وإعداد تقارير المتابعة وموافاة الجهات المختصة بها.
  
  
• الاشتراك في إعداد الحساب للباب الثالث.
  
  
• الاشتراك في لجان الأجهزة والمختبرات ، المباني والإنشاءات ، الخطة والموازنة.

وهي تختص بالمهام والمسئوليات الآتية:

• تنفيذ البرامج الإحصائية التي يتم إقرارها من الجهاز المركزي للتعبئة العامة والإحصاء بالنسبة للجامعة والفروع التابعة لها.
• إعداد سجلات متابعة الإحصاءات الدورية حسب دورية كل استمارة يدون لها تاريخ استلام الاستمارة وتسليمها للجهاز المركزي للتعبئة العامة والإحصاء.
• إعداد البرنامج الإحصائي السنوي للإدارة الذي يشمل الإحصاءات الجارية المتعلقة بالنواحي التخطيطية مضافا إليها الإحصاءات الدورية المطلوبة للجهاز المركزي للتعبئة العامة والإحصاء وإداراته المركزية.

يتبعها إدارة التحقيقات – إدارة الفتاوى – إدارة القضايا – إدارة التنفيذ والحجز الإداري – إدارة الشكاوى والتظلمات – إدارة التأديب – إدارة العقود وهي تختص بالمهام والمسئوليات الآتية:

• تلقي المخالفات المحالة للتحقيق من السيد أ.د/ رئيس الجامعة وأمين عام الجامعة وعمداء الكليات وكذا مديرو عموم الإدارات التابعة للجامعة.
• إعداد المذكرات بالتكليف القانوني طبقاً للقانون 47 / 78 الخاص بالعاملين المدنيين بالدولة ولائحته التنفيذية.
• إعداد الآراء القانونية فيما يعرض من موضوعات وإبلاغها للجهات الطالبة لها .
• إعداد مشروعات اللوائح الداخلية ولوائح الجزاءات وغير ذلك من مشروع القرارات والأوامر التنظيمية والتفسيرية.
• دراسة صحائف الدعاوى التي توقع من وعلى الجامعة وتحضير المستندات والبيانات والمذكرات الخاصة قبل مباشرتها أمام المحاكم.
• المرافعة ومباشرة الدعاوى التي ترفع من وعلى الجامعة أمام المحاكم ولدى الجهات ذات الاختصاص القضائي والمتابعة إلى أن تصدر الأحكام الخاصة بها.
• اتخاذ الإجراءات الخاصة بتنفيذ الأحكام القضائية الصادرة لصالح الجامعة وما يلزم ذلك من تجهيزات وإجراءات بيع وكافة ما يتصل به من أعمال وإجراءات أخرى.
• اتخاذ الإجراءات القانونية للمطالبة بحقوق الجامعة لدى الغير بالطرق المدنية أو بالإجراءات المنصوص عليها قبل رفع الأمر إلى القضاء.
• تلقي الشكاوى من المواطنين المتعاملين مع الجامعة في شتى مجالاتها العلمية والمالية والإدارية وفحصها ودراستها وتحليل مضمونها وإحالتها لجهة الاختصاص لإبداء الرأي فيها.
• فحص ودراسة التظلمات وتحليلها وإبداء الرأي القانوني فيها.
• اتخاذ إجراءات التأديب للمحالين لمجلس تأديب من العاملين وأعضاء هيئة التدريس والطلاب والمعيدين والمدرسين المساعدين بإعداد قرارات الاتهام واستصدار القرارات التنفيذية.
• إعداد وصياغة مشروعات العقود والاتفاقيات التي تبرم مع أفراد أو مع جهات خارجية من الوجهة القانونية.
• إعداد الصياغة القانونية لشروط المناقصات والمزايدات أو الممارسات وحضور لجان فتح المظاريف ولجان البت في الحالات التي تستلزم ذلك.
• إمساك السجلات والملفات الخاصة بكافة أنشطة ( التحقيقات – الفتاوى – القضايا – التنفيذ والحجز الإداري – الشكاوى والتظلمات – التأديب – العقود ).

يتبعها إدارة المعلومات والإحصاء – إدارة التوثيق – إدارة النشر– إدارة الحاسبات – إدارة دعم واتخاذ القرار وهي تختص بالمهام والمسئوليات الآتية :

• إمداد مختلف الإدارات بالجامعة بالبيانات الإحصائية المطلوبة .
• توفير البيانات الإحصائية التي تساعد أعضاء هيئة التدريس في إعداد رسائل الدكتوراه والماجستير .
• إصدار مجموعة من الأدلة وتحديثها سنوياً ( دليل تليفونات وعناوين قيادات الجامعة – دليل تليفونات السادة أعضاء هيئة التدريس ).
• توثيق كل الأحداث التي تجري بالجامعة وكذا القرارات الخاصة بقيادات الجامعة .
• اصدار نشرات المعلومات الدورية .
• تصميم النظم والبرامج وإدارة وتشغيل قواعد البيانات .

يتبعها إدارة التنظيم وطرق العمل – إدارة ترتيب الوظائف وتخطيط القوي العاملة – إدارة التدريب وهي تختص بالمهام والمسئوليات الآتية :

• دراسة معدلات الأداء والمقررات الوظيفية لجميع إدارات الجامعة وكلياتها وبيان مواطن العجز والزيادة بهذه الإدارات .
• إعداد بطاقات وصف الوظائف لجميع العاملين بالمجموعات النوعية المختلفة بعد مراجعتها مع الجهاز المركزي للتنظيم والادارة .
• إعداد الإختصاصات التفصلية الخاصة بأعمال جميع الإدارات الموجودة بالهيكل التنظيمي للجامعة وكليات الجامعة .
• دراسة جميع الموضوعات المتعلقة مع الجامعة بالتنسيق مع الجهاز المركزي للتنظيم والادارة ووزارة المالية والخاصة بتمويل الدرجات الوظيفية وخلافه .
• اتخاذ اجراءات تثبيت العمالة المؤقتة التي يمر عليها 3 سنوات وتوفير الدرجات المالية اللازمة لهم والوظائف المناسبة لمؤهلاتهم بالتنسيق مع الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة ووزارة المالية.
• إعداد الخطط التدربية الداخلية والخارجية طبقاً لإحتياجات الجامعة واعتمادها من الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة  واتخاذ إجراءات تنفيذها وترشيح العاملين لحضور الدورات التدربية التي تتضمنها هذه الخطط .
• اتخاذ إجراءات دراسة تعديل الهيكل التنظيمي لإدارة الجامعة التي يمكن أن تتضمن رفع مستوي كثير من الإدارات إلي إدرات عامة .
• إعداد وتصميم الهياكل التنظمية لإدارة الجامعة وكلياتها .
• وضع وتنفيذ خطة وبرامج تدريب العاملين لرفع مستوى كفاية الأداء بما يتفق وتطوير الجهاز الإداري.

يتبعه قسم الشبكات والويب – قسم تخطيط البرامج – قسم التشغيل والمراجعة – قسم التدريب وهو يختص بالمهام والمسئوليات الآتية :

• تصميم وبرمجة الموقع الالكتروني للجامعة والكليات والمراكز والوحدات ذات الطابع الخاص والمشاريع الخاصة بالجودة وجميع قواعد البيانات المتصلة به والتعديل والتحديث اليومي لها بالإضافة إلي تقديم خدمات خاصة للطلبة مثل خدمة التنسيق الالكتروني وعرض نتائج الامتحانات والجداول الدراسية من خلال شبكة الجامعة .
• تصميم ودعم وصيانة ومتابعة جميع أعمال الشبكة على مستوى الجامعة خارج وداخل الحرم الجامعي بجميع مكوناتها من سويتشات وروتر ومخارج شبكة وأجهزة اتصال لا سلكية وخلافه .
• تصميم وبرمجة نظام المرتبات لأعضاء هيئة التدريس والموظفين والعمال على مستوى الجامعة.
• تصميم وبرمجة قواعد البيانات الخاصة بالجامعة.
• إعداد الخطة التدريبية لامتحانات ICDL  لتنفيذها بعد انتهاء امتحانات نهاية العام بالكلية .
• تجهيز المعامل من صيانة وشبكة للاستعداد لكافة الدورات المنعقدة بالمركز .

يتبعها قسم الشئون الفنية – قسم الشئون المالية والإدارية وهي تختص بالمهام والمسئوليات الآتية :

• القيام بجميع عمليات الإنتاج الطباعي للجامعة وكلياتها وفروعها ولا يجوز للجهات المشار إليها فيما سبق إجراء الطبع والتجليد خارج مطبعة الجامعة إلا في حالة عدم إمكان التنفيذ بها وبعد الحصول على ترخيص من السيد أ0د/ رئيس الجامعة .
• يجوز أن تؤدي أعمال الطباعة للغير في حدود إمكانياتها للجهات الحكومية وما هي في حكمها – للأفراد إن كانت المطبوعات متصلة بالنواحي العلمية وذات فائدة مباشرة للدراسة والأبحاث الجامعية – للهيئات المنشأة بقصد أداء خدمات لأعضاء هيئة التدريس والعاملين بالجامعة0
• القيام بأعمال التصميم والرسوم المطبوعات في حالة الأعمال الجديدة وإجراء الرسوم التنفيذية لها بحيث تكون صالحة للإنتاج الطباعي0
• جمع المادة العلمية التي تتضمنها المطبوعات ( كتب-مجلات-بيانات-معلومات-000الخ) بطريقة الحروف يدويا أو آليا أو تصويريا وتوضيبها وتصحيفها في فرم أو صفحات حسب المقاسات المطلوبة ونوعية المنتج الطباعي0
• تجليد وتشطيب المطبوعات في شكلها النهائي طبقا للمواصفات الخاصة بكل منتج طباعي .
• الإشراف الفني على تخزين ومناولة الخامات المختلفة بالطباعة وتصنيفها من حيث النوع والخواص الفنية مما يحافظ عليها من التلف أو فقد خواصها الفيزيقية والكيمائية أو التنفيذية إلى جانب الإشراف على المطبوعات الجاهزة وتسليمها للعملاء0
• الإشراف على إمساك السجلات والدفاتر اللازمة لتحقيق الرقابة على التحصيل والصرف وصحة القيد بها وأيضا الموجودات بالمخازن وبيانات المركز المالي والحساب الختامي وفقا لبنود الإنفاق والموارد0
• التحقق من صحة وسلامة الإجراءات الحسابية والمخزنية وإجراءات المشتريات وغيرها اللازمة للمطبعة ومراجعة المستندات المؤيدة للصرف وإعداد استمارات الصرف والتسويات .